香港的公司法例規定經常變動，而且變化步伐急速，公司的合規義務也日益複雜。遵守有關法例要求的工作自然給人們帶來巨大的壓力負擔。

為確保公司能夠安全、公平地運作，有關法例確有必要不時修訂。這雖然會在短期裏造成不便，但長遠來看，有關法例的演變對於公司有多種益處。

關於公司合規的行政工作繁重而且耗時。若能將公司秘書職能外包給專業服務提供者，可以減輕貴公司的團隊在這方面的負擔，還可以讓公司的重要職員騰出雙手，專注於公司的核心業務功能，進而減低公司的經常管理開支。

但是，必須注意一點。一旦貴公司未能履行法定義務，有可能會導致貴公司蒙受嚴重的法律、聲譽和財務後果。因此，與經驗豐富、具備相關資質和專業知識的公司秘書服務提供者合作是十分重要的。

為幫助閣下為貴公司找到合適的解決方案，以下介紹在香港選擇公司秘書服務提供者時需要注意的五項首要必備條件。

01公司管治資格及經驗
每一家香港公司都必須委任一個公司秘書。該秘書必須是一名香港居民，或者是一家註冊辦事處或主要營業地點設於香港的公司。

在私人公司中，董事只要不是公司唯一的董事的話，都可以擔任公司秘書的角色。從成本的角度看，讓董事擔任公司秘書，初時可能是一個很不錯的選擇。但是，隨著公司的規模日漸擴大，公司管治的要求也隨之變得繁重。

正因為這個原因，很多私人公司都選擇將公司秘書職責外包。公司秘書這個角色需要專業人士根據專業的知識執行工作，但是，在公司內專門為此設立一個職位往往又似乎並不划算。雖然將這項工作外包並非必然需要，但這個做法通常是最有效、最符合成本效益的選擇。

02深入的本地知識和全球專業識見
對本地監管環境具備深入認識的公司秘書，是貴公司的寶貴資產。同樣重要的，是對本地文化、傳統和習俗的細緻瞭解。好的公司可以給您專業的意見。

03廣泛的服務產品可滿足閣下的一切公司需求
隨著閣下的業務不斷增長，將非核心職能外包給單一個公司專業服務提供者代勞，可以節省貴公司重要人員的時間，讓他們專注於制訂業務策略和提高業績。

04全情專注的個性化客戶服務
優秀的公司秘書服務提供者會為貴公司指派專門的公司秘書。此舉至為必要，好讓貴公司能夠通過我們屬下熟知貴公司的確切業務需要的單一人員與我們保持聯繫。

05全力配合貴公司的變化而作出轉變
閣下對貴公司未來有什麽願景？如果閣下有意讓貴公司上市，閣下的公司秘書服務提供者便須要具備相關專業知識，來指導閣下參與香港的首次公開招股 (IPO) 程序。

又或假如閣下正考慮改變公司架構。在這情況下，閣下有需要瞭解當中涉及的許多具體的合規要求。閣下也有需要為落實有關改變，而為需要進行的大量行政工作做好準備。

無論閣下為貴公司選擇哪一方向，都應尋找一個能夠提供全方位公司服務的公司秘書服務提供者。只有具備這種服務能力的提供者才能適應貴公司不斷變化的需求，配合閣下的鴻圖大計，與閣下一起發展。